年末になると「今年は親戚や友人への年賀状、どうしようかな」と考えますが、仕事をしている方は取引先への年賀状を準備する時期でもありますよね
仕事上の付き合いとして出す年賀状は自分の身内ではないのでフランクな感じには出来ませんし、失礼の無いようにしたいと思います。
でも年賀状には細かなマナーがあって難しそうだし、相手に役職がある時はどう書けば良いのかも一つの悩みです。失礼にならないように書き方をよく確認しておきたいですよね。
年賀状の宛名で役職の書き方ってどう書けばいい？
宛名書きの前に、基本的なマナーを一度確認しておきましょう。
まず使用する文字の色は黒。赤やグレーは失礼に当たりますので使用しないでください。
そして、修正ペンや二重線での取消はおこなわないこと。
これは気にしない人も多いですが目立ちますのでなるべくなら新しいものに書き直しましょう。
では、次に役職の書き方を紹介します。
・役職は個人名の真上に書きます。
・個人名より小さめの文字フォントで入れましょう。
・役職名の文字数によっては個人名の上に2行にして入れます。
例1） 代表取締役：一行で記入 します
例2） 営業係長：「営業」と「係長」の2行にします
年賀状の宛名で役職が長い会社の肩書きはどう書けばいい？
役職が長い場合はフォントで調整して、基本的には省略せずにすべて正確に書きます。
ただ、「どうしても長い・・・」「もう少し短ければ上手に収まるんだけど」となった場合は、日ごろからの相手とのやりとり（メールやＦＡＸなど）での相手の表記を確認してみてください。
もし相手が省略している箇所がある場合は、それに習っても構いません。
例えば
・特定非営利活動法人○○機構 ○○課○○室○○グループ 主査○○
と長い場合、日ごろのやり取りで相手が自分の役職を
・特定非営利活動法人○○機構 ○○課 主査○○
などと省略して記載していた場合は、「○○室○○グループ」の部分または「○○グループ」なら省略しても構いません。
繰り返しますが、どうしてもの場合に限りますので、やはりなるべくなら記載した方が良いですね。また、次の場合には注意が必要です。
一年以内に取引ややり取りがなかった会社へ送る場合
この場合は人事異動や社内の事情により、係名が変わっていたり担当者がすでに送る部署にいない危険があります。
これ、知らずに送ってしまうと相手も戸惑いますし「よく調べていないんだな」という印象を与えかねませんので、宛名は企業名や部署名までに留めて「御中」を付けて送りましょう。
ちなみに会社名自体が変わった場合はさすがに先方からお知らせがあると思いますが、小さな変化だと見過ごしやすく、同じく注意が必要です。
例えば
例1） 有限会社→株式会社
例2） 公益社団法人→一般社団法人
などの法人名だと特に気づきにくく、そのまま送ってしまうことも多いです。
その場合も住所さえ変わっていなければちゃんと届きますが「挨拶状出したのに旧名のままだ・・・」と思われてしまうので気を付けてください。
特別にお世話になったので個人宅に送りたい場合
稀なケースですが、長年お世話になった方が退職されたけど送っておきたい場合は、相手の了解があれば個人宅へ送るのもＯＫです。
ただ、宛名に企業名や役職名は記入せず個人名のみにしてください。
まとめ
自分の親戚に対してもマナーを考えてしまう年賀状ですが、これが仕事に関係してくると年賀状書きも一種の業務となるので責任がありますよね。
ただ、業務書類ではないので一般的なマナーを守って書けば、相手もそこまで厳しくチェックする訳ではありません。
宛名部分を凝視して評価しているような人はまずいませんのであまり心配しないでくださいね。
「昨年はお世話になりました。今年もよろしくお願いします」という意味がしっかり伝わるような、誠意ある年賀状に仕上げてください。
